IA privada para inmobiliarias y fincas
Diez años de actas, contratos y derramas guardados en carpetas por año. Todo lo que un propietario pregunta ya está ahí escrito. El problema es encontrarlo antes de que cuelgue el teléfono.
Administrar fincas o una cartera de inmuebles es, sobre todo, gestionar documentos: actas, contratos, presupuestos, derramas, comunicaciones. La IA privada indexa ese histórico y responde en lenguaje natural citando el acta o el contrato concreto. Corre en un servidor de la oficina, así que los datos de comuneros e inquilinos (incluida la morosidad) no salen de vuestra red.
Los dolores reales
Los mismos en una inmobiliaria y en un despacho de fincas.
"¿Qué se aprobó sobre esto en la junta?"
La respuesta está en un acta de hace cuatro años, escaneada en PDF y sin ninguna forma de buscar dentro.
El teléfono no para con lo mismo
Cuotas, derramas, plazos, quién paga qué. Preguntas repetidas que consumen la mañana entera de la oficina.
Cientos de contratos, cada uno con sus cláusulas
Revisiones de renta, fianzas, prórrogas, obligaciones de conservación: comprobarlo exige abrir el contrato uno a uno.
Cada comunidad tiene su historia
El contexto de cada edificio lo tiene quien la lleva. Si esa persona falta, el resto de la oficina va a ciegas.
Qué hace la IA con esos cuatro problemas
Busca dentro de las actas, no en el nombre del archivo
"¿Qué se acordó sobre la instalación del ascensor?" devuelve el pasaje del acta, citándola, también si es un escaneo de 2019, porque la indexación le pasa OCR.
Contesta las consultas repetidas al momento
La oficina responde con el documento delante en vez de prometer "te lo miro y te llamo".
Localiza cláusulas sin leerse el contrato entero
Preguntas por la revisión de renta, la fianza o el plazo de un arrendamiento concreto y te devuelve el pasaje, citando el contrato.
Reparte el contexto de cada comunidad
Cualquiera del equipo puede ponerse al día del histórico de un edificio en minutos, con las fuentes citadas.
Datos de terceros en cada carpeta
Un despacho de fincas custodia datos personales de cientos de comuneros: cuotas, impagos, incidencias, comunicaciones. Y en intermediación inmobiliaria sois además sujeto obligado de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo, con documentación de identificación de clientes de por medio. Nada de eso encaja bien en "lo pego en una web para que me lo resuma".
Con una IA privada, el modelo y el motor de búsqueda corren en un servidor de la oficina. No hay proveedor externo al que comunicar, ni transferencia que evaluar: los documentos se quedan donde ya estaban.
Qué no hace
No lleva la contabilidad de las comunidades ni sustituye a vuestro software de gestión: no emite recibos, no gira derramas y no firma certificados. No da criterio jurídico sobre la Ley de Propiedad Horizontal: para eso está el administrador. No encuentra lo que nunca se escribió: si un acuerdo se tomó de palabra, no hay documento del que recuperarlo. No hace listados exhaustivos del archivo ("qué contratos vencen este mes"): responde sobre los documentos que recupera en cada consulta, no barriendo la colección entera. Y hoy no compartimenta por usuario: el acceso está protegido con login, pero quien entra consulta todo lo que se haya indexado. Si necesitáis que cada gestor solo vea sus comunidades, hay que acotar qué se indexa.
Antes de que preguntes
¿Encuentra algo en actas escaneadas en PDF?
En la indexación se les pasa OCR, así que en general sí. El resultado depende de la calidad del escaneo: un PDF nítido se lee bien; uno torcido, con poca resolución o con anotaciones a mano puede quedar incompleto. Es un caso muy frecuente en fincas, donde la mayor parte del histórico está escaneado y hoy es inbuscable.
¿Por qué no usar una herramienta en la nube y ya?
Porque manejáis datos personales de comuneros e inquilinos, situaciones de morosidad, contratos e importes. En intermediación inmobiliaria además sois sujeto obligado de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo, con documentación de identificación de clientes que conviene no mover fuera de vuestro perímetro.
¿Sirve para redactar convocatorias y actas?
Sirve para preparar borradores a partir de vuestros modelos y de las actas anteriores de esa misma comunidad. La revisión y la firma del administrador siguen siendo suyas.
Empecemos por el histórico de actas
Una llamada de 30 minutos para ver qué parte del archivo conviene indexar primero.